ПОСЛЕ ЗАВЕРШЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА ДОКУМЕНТЫ ИЗ ДЕЛ НЕ ВЫДАЮТСЯ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ВЫДАЕТСЯ ВСЕ ДЕЛО И НА ЕГО МЕСТО ПОМЕЩАЕТСЯ
1) карточка-заместитель (+)
2) листок-заместитель
3) внутренняя опись
4) заверительная надпись

После завершения делопроизводственного года отдельные документы из сформированного дела, как правило, не изымают, чтобы не нарушить его целостность и прослеживаемость: так легче контролировать, что именно и в каком объёме находилось в деле на момент закрытия. Если всё же возникает необходимость работать с материалами, выдают дело целиком, а чтобы место дела в хранении не потерялось и было видно, кто и когда его взял, ставят карточку-заместитель — она выполняет роль понятного ярлыка и точки контроля движения дела (аналогично тому, как в аптеке всегда фиксируют перемещение препарата/партии, чтобы не возникало путаницы в учёте).

Элемент	Назначение	Когда применяется	Практическая польза
Карточка-заместитель	Замещает выданное дело на месте хранения и фиксирует факт выдачи	При выдаче дела целиком из архива/места хранения	Не даёт потерять место дела, помогает контролировать движение и сроки возврата
Листок-заместитель	Упрощённая отметка о временном изъятии/замене (применяется не во всех системах)	В локальных практиках, если регламентом это предусмотрено	Может отмечать факт отсутствия, но обычно менее информативен, чем карточка
Внутренняя опись	Перечень документов внутри дела (что и в каком порядке подшито)	При формировании/оформлении дела, особенно объёмного или ценного	Облегчает поиск нужного документа без нарушения целостности дела
Заверительная надпись	Подтверждение количества листов, особенностей нумерации, наличия вложений	При окончательном оформлении дела перед хранением	Защищает от подмены/утраты: видно, совпадает ли фактический состав с оформленным
Выдача документов по одному	Нежелательная практика после закрытия года	Обычно запрещено/строго ограничено регламентом	Снижает управляемость: выше риск утраты, нарушения нумерации и состава дела
Выдача дела целиком	Корректный способ предоставить доступ без разборки дела	Когда нужно работать с материалами после закрытия	Сохраняет структуру и позволяет контролировать возврат через заместитель