АКТИРОВАНИЕ ТОВАРНЫХ ПОТЕРЬ, ПРОИЗОШЕДШИХ В РЕЗУЛЬТАТЕ БОЯ, ПОРЧИ, ПРОИЗВОДИТСЯ
1) ежемесячно
2) в момент установления факта боя, порчи (+)
3) во время инвентаризации
4) после утверждения акта приемки

Верным является немедленное актирование в момент установления факта боя или порчи. Это обеспечивает оперативную изоляцию неликвидов, предотвращает смешение с годными сериями и позволяет корректно отразить потери в учёте именно той датой, когда ущерб реально возник, а не задним числом .

Как только выявляется бой/порча, провизор (фармацевт) оформляет комиссионный акт, помечает серию как негодную, переводит товар в зону карантина/брака, фиксирует причину и виновное лицо (если есть), уведомляет руководителя и бухучёт. Дальше — списание, утилизация или рекламация в зависимости от причины и договора с поставщиком.

Ситуация	Действие провизора/фармацевта	Основной документ	Кто подписывает	Срок оформления	Учёт/проводка	Примечание
Бой ампул/флаконов при разгрузке	Изолировать, сфотографировать, составить акт, уведомить поставщика	Акт о бое/порче (комиссионный)	Комиссия (не менее 3 чел.), заведующий	НЕМЕДЛЕННО, в день выявления	Списание на потери, при вине поставщика — рекламация	Сохранить тару/осколки до завершения разбирательства
Истёк срок годности на полке	Снять с реализации, переместить в карантин, актировать	Акт списания по сроку годности	Комиссия, заведующий	В день обнаружения	Списание на прочие расходы	Вести журнал контроля сроков
Нарушение холодовой цепи	Остановить реализацию серии, проверить логгеры, актировать	Акт о нарушении условий хранения	Комиссия, ответственный за ХЦ	Немедленно	Списание; возможна рекламация	Приложить распечатки температур
Дефект упаковки/пломбы	Изолировать, не продавать, актировать, уведомить поставщика	Акт о несоответствии	Комиссия	В день выявления	Зависит от результата рекламации	Риск фальсификата — усиленный контроль
Подозрение на фальсификат	Немедленная изоляция, акт, сообщение регулятору (по порядку)	Акт выявления подозрения на фальсификат	Комиссия, руководитель	Сразу после выявления	Запрет оборота; ожидание указаний	Не уничтожать до решения компетентных органов
Возврат покупателя с нарушенной упаковкой	Оценить возможность возврата, брак изолировать, актировать	Акт брака/возврата	Материально-ответственные лица	День обращения	Списание либо возврат средств по правилам	ЛС надлежащего качества с нарушенной целостностью к возврату не подлежат
Пролив/рассыпание в аптеке	Оградить зону, собрать отходы по классу, актировать	Акт на внутренние потери	Комиссия, заведующий	Немедленно	Списание на потери	Соблюдать охрану труда/утилизацию
Повреждение при приемке	Фиксировать в ТТН/накладной, составить акт разногласий	Акт расхождений при приемке	Комиссия, представитель поставщика (при наличии)	В момент приемки	Не ставить на учёт бракованный товар	Фотофиксация обязательна
Заводской брак (встроенный дефект)	Изолировать серию, актировать, направить рекламацию	Акт претензии производителю/поставщику	Руководитель, юрист (по правилам)	В день выявления	Возврат/замена или списание	Хранить образцы до ответа
ЧС: затопление/пожар	Остановить оборот, актировать массовый ущерб, оценка утилизации	Сводный акт порчи вследствие ЧС	Расширенная комиссия	Сразу после ликвидации угрозы	Списание; страховой случай	Приложить справки МЧС/страховщика

Ключевой принцип: факт повреждения зафиксирован — сразу акт и изоляция серии, затем корректное списание/рекламация по документам.