АКТИРОВАНИЕ ТОВАРНЫХ ПОТЕРЬ, ПРОИЗОШЕДШИХ В РЕЗУЛЬТАТЕ БОЯ, ПОРЧИ, ПРОИЗВОДЯТ
1) ежемесячно
2) в момент установления факта боя, порчи (+)
3) во время инвентаризации
4) после утверждения акта приемки

Верным считается оформление актов по бою и порче сразу в момент установления факта, потому что именно тогда можно объективно зафиксировать обстоятельства, состав комиссии, виновных лиц (если есть), фактическое количество и состояние товара. Это важно и для верного списания, и для последующего возмещения ущерба, и для соблюдения требований контролирующих органов: документ должен отражать реальную ситуацию, а не задним числом .

Если тянуть до конца месяца или ждать инвентаризации, возрастает риск расхождений в учёте, потери части товара без документального подтверждения, а также претензий при проверке: не будет понятно, когда именно образовались потери и кто отвечал за участок работы. Поэтому фармацевт обязан оперативно оформить акт сразу, как только обнаружен бой или порча, с участием комиссии и с последующим отражением в учёте материально ответственного лица.

Этап	Действия фармацевта	Документ	Особые замечания
Обнаружение боя/порчи	Немедленно прекращает отпуск, изымает повреждённый товар из продажи	Служебная записка заведующему (при необходимости)	Фиксация даты и времени, сохранение остатков тары/упаковки
Создание комиссии	Сообщает заведующему/старшему, участвует в работе комиссии	Приказ/распоряжение о создании комиссии (локальный акт)	В состав комиссии обычно входят заведующий, МОЛ, представитель администрации
Оценка потерь	Пересчитывает повреждённый товар, сверяет с учётными данными	Акт о боe, порче, недостаче	Отражают количество, сумму, серию, срок годности, производителя
Принятие решения	Подписывает акт, при необходимости даёт объяснительную	Объяснительная МОЛ (при установлении вины)	Решение комиссии: списание за счёт аптеки, виновного или иные меры
Отражение в учёте	Передаёт документы в бухгалтерию, корректирует складской учёт	Проводки по списанию, отметки в журналах/программе	Списания должны соответствовать датам, указанным в акте
Хранение документов	Обеспечивает подшивку актов в соответствующие папки	Архив актов о боe и порче	Срок хранения устанавливается внутренними регламентами и законодательством

Так фармацевт обеспечивает прозрачность движения товара и юридически грамотное оформление всех товарных потерь.