ДЛЯ УЧЕТА СРОКОВ ГОДНОСТИ ЛЕКАРСТВЕННЫХ ПРЕПАРАТОВ НА АПТЕЧНОМ СКЛАДЕ ВЕДЕТСЯ
1) ведомость выборки
2) инвентарная карточка
3) карточка складского учета
4) стеллажная карточка (+)

Правильный выбор — стеллажная карточка: это первичный учетный документ, который закрепляется непосредственно на секции или полке и “привязан” к конкретному месту хранения. В ней оперативно отмечают наименования, серии и даты годности, что позволяет фармацевту применять принцип FEFO (first expiring—first out) без выборки по всему складу. Такой формат сводит к минимуму ошибки при комплектовании и ускоряет выявление препаратов с истекающими сроками.

В отличие от карточки складского учета и инвентарной карточки, которые отражают движение и остатки в разрезе номенклатуры или ОС и служат больше для бухгалтерско-складского учета, стеллажная карточка — инструмент ежедневного визуального контроля на месте хранения. На ней удобно вести цветовую маркировку ≤90/60/30 дней до истечения , фиксировать пересорт или перемещения, а также быстро формировать задания на возврат/переразмещение партий с коротким сроком.

Документ / карточка	Основное назначение	Ключевые реквизиты	Где используется	Периодичность обновления	Типичные ошибки и как избежать
Стеллажная карточка	Оперативный контроль серий и сроков годности по месту хранения (FEFO)	Наименование, форма, дозировка, серия, срок годности, ячейка/полка	Непосредственно на стеллаже/ячейке	При каждом поступлении/перемещении; минимум — ежедневный визуальный обход	Смешение серий; отсутствие отметок о сроках → применять цветовые стикеры 90/60/30 дней , фиксировать дату проверки и подпись
Карточка складского учета	Отражение прихода/расхода и остатка по номенклатуре	Номенклатура, единица измерения, движения, остаток	Склад/офис, учетная зона	По каждой операции	Отсутствие серий/сроков в разрезе → вести связку с карточками серий или стеллажными карточками
Инвентарная карточка	Учет основного средства (оборудование, стеллажи), не ЛС	Инвентарный №, дата ввода, амортизация	Бухгалтерия/МТО	По фактам движения ОС	Неверное использование для ЛС → не подходит для контроля сроков годности
Ведомость выборки	Подбор под заказ/отпуск, разовое изъятие	Позиция, количество, ячейка	Зона комплектования	По мере сборки заказов	Нет системного контроля сроков → использовать только совместно со стеллажными карточками
Журнал контроля сроков годности	Плановые обходы и результаты мониторинга	Дата обхода, серия, срок, остаток, решения	Кладовая/офис	Еженедельно/по графику риска	Редкие обходы → установить график и ответственных, чек-лист рисков (холодовая цепь и др.)
Акт списания/утилизации	Оформление просроченных/некачественных ЛС	Серия, срок, причина, комиссия	Документооборот	По факту	Задержка списания → выделять из оборота сразу при выявлении
Отчет об остатках по срокам	Аналитика остатков с разбивкой по срокам	Диапазоны: <30, 31–60, 61–90, >90 дней	Информационная система/Excel	Еженедельно/ежемесячно	Неактуальные данные → сверять с полкой (стеллажной карточкой) и последними приходами

Итого: для повседневного контроля годности по месту хранения применяют стеллажную карточку; учетные и аналитические формы дополняют, но не заменяют её.