ДОКУМЕНТООБОРОТ – ЭТО ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ С МОМЕНТА ИХ СОЗДАНИЯ ДО
1) завершения исполнения или отправки (+)
2) подшивки в дело
3) передачи на исполнение
4) утверждения

Документооборот понимают как весь путь документа: от его составления (например, приказа, требования-накладной, отчёта по движению ЛС) до момента, когда он полностью исполнен (по нему приняты все нужные меры) или отправлен адресату — контролирующему органу, поставщику, страховой компании и т.д. Уже после завершения исполнения документ могут подшивать в дело, архивировать, но это считается частью хранения, а не собственно документооборота. Для фармацевта важно понимать, что пока по документу ещё ведутся действия (подписи, согласование, исполнение поручений), он находится в документообороте; как только всё сделано и, при необходимости, экземпляр отправлен наружу — его движение завершается.

В аптечной практике это хорошо видно на примере требований-накладных, журналов учёта и рецептурных бланков: документ живой до тех пор, пока по нему ещё что-то делают (получают товар, подтверждают приём, исправляют расхождения, подписывают у заведующего, отправляют отчёт в страховую или в контролирующие органы). Когда все операции по нему выполнены и документ либо передан адресату, либо признан окончательно исполненным, его дальнейшая подшивка и хранение уже относятся к стадии архивации, а не к документообороту.

Этап	Суть этапа	Пример в аптеке	Что относится к документообороту	Что уже НЕ документооборот
Создание документа	Первичное оформление документа	Оформление требования-накладной, служебной записки, отчёта по списанию	Заполнение бланка, внесение данных, присвоение номера	Дальнейшее долгосрочное хранение черновиков
Регистрация	Фиксация документа в журнале/системе	Регистрация входящего письма из Росздравнадзора	Присвоение регистрационного номера, запись в журнал	Переплёт зарегистрированных документов в годовую подшивку
Передача на исполнение	Направление документа ответственному лицу	Передача приказа заведующему отделом, фармацевту-аналитику	Маршрут документа между сотрудниками до полного исполнения	Хранение копий приказа на всякий случай после исполнения
Исполнение	Выполнение действий по документу	Отгрузка препарата по накладной, ответ на запрос страховой	Внесение отметок об исполнении, подписи, визы	Любая работа с данными только в аналитических целях (статистика за прошлый год)
Отправка / завершение	Окончание движения документа	Отправка отчёта в контролирующий орган, завершение служебной записки	Направление документа адресату, фиксация факта исполнения	Архивное хранение отправленных отчётов
Подшивка и архив	Систематизация и хранение	Подшивка накладных, рецептов, журналов за год	Кратковременное движение внутри аптеки до помещения в архив	Долговременное хранение в архиве, уничтожение по сроку давности