ЕСЛИ ПРИ ПРИЕМКЕ ТОВАРОВ ВЫЯВЛЕНЫ РАСХОЖДЕНИЯ, ТО ОФОРМЛЯЮТ
1) журнал учета претензий
2) акт о приемке товаров, поступивших без счета поставщика
3) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (+)
4) реестр поступивших товаров

Если при приёмке обнаружены расхождения по количеству или качеству, это нужно зафиксировать официальным документом, который юридически подтверждает факт несоответствия и служит основанием для претензии поставщику. Для этого оформляют акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей — он подробно отражает, что именно не совпало (количество, ассортимент, качество), в каком объёме и при каких условиях это выявлено, и помогает корректно дальше провести возврат, замену или перерасчёт.

Важно, что остальные варианты не подходят по смыслу: журнал претензий — это учёт обращений, а не первичный документ фиксации расхождения; акт о товарах без счёта — применяется при другой ситуации (когда нет расчётных документов); реестр поступивших товаров — это перечень поступлений, но он не подтверждает обнаруженное несоответствие. Ниже — памятка по оформлению расхождений при приёмке в аптеке.

Ситуация при приёмке	Какой документ оформляют	Что обязательно указать	Зачем это нужно
Недостача (пришло меньше, чем по документам)	Акт об установленном расхождении	Накладная/партия, фактическое количество, ожидаемое количество, разница, дата, подписи	Основание для претензии, корректного списания/перерасчёта
Излишек (пришло больше, чем по документам)	Акт об установленном расхождении	Позиции с излишком, серия, срок годности, количество, условия хранения при доставке	Чтобы согласовать с поставщиком: принять/вернуть/доначислить
Бой, повреждение упаковки, нарушение пломб	Акт об установленном расхождении	Описание повреждения, фото/примечание, количество повреждённых, кто присутствовал при вскрытии	Подтверждение брака/повреждения для возврата и расследования перевозки
Несоответствие серии/срока годности заявленным	Акт об установленном расхождении	Серия по документам и фактически, срок годности, наименование, производитель, количество	Предотвращение ошибок отпуска и корректная рекламация
Подозрение на нарушение холодовой цепи (термолабильные препараты)	Акт об установленном расхождении	Температурные индикаторы/логгер (если есть), время доставки, внешний вид, условия разгрузки	Обоснование карантина партии и решения о возврате/утилизации по правилам
Товар пришёл без счёта/накладной (нет расчётных документов)	Акт о приёмке товаров, поступивших без счёта поставщика	Перечень товара, количество, оценка, обстоятельства поступления	Фиксация поступления при отсутствии документов (другая ситуация, не расхождение )