ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ ОПИСЯХ
1) производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми записями правильных данных (+)
2) не допускается
3) производится в первом экземпляре
4) производится в произвольной форме
Исправления в инвентаризационных описях выполняют одинаково во всех экземплярах: ошибку аккуратно зачеркивают одной линией так, чтобы исходная запись оставалась читаемой, а над зачеркнутым (или рядом) вносят правильные данные. Подчистки и замазки недопустимы — так соблюдаются принципы ALCOA/ALCOA+ (читаемость, атрибутируемость, точность и прослеживаемость), а все экземпляры документа остаются тождественными.
Каждое исправление сопровождают оговоркой исправленному верить с указанием причины, датой и подписями членов комиссии и материально ответственного лица; итоговые строки и суммы пересчитывают во всех копиях. Если ошибка выявлена после закрытия описи, оформляют корректировочную ведомость со ссылкой на первичный документ, а не переписывают опись заново.
| Элемент контроля | Как правильно | Как недопустимо | Ответственные | Комментарий (GxP) |
|---|---|---|---|---|
| Область внесения | Во всех экземплярах описи одинаково | Только в одном экземпляре или черновике | Комиссия, МОЛ | Единообразие данных |
| Способ исправления | Зачеркивание одной чертой + верные данные над/рядом | Корректор, стирание, удаление исходного текста | Исполнитель записи | Сохраняем Original и Legible (ALCOA) |
| Оговорка и причина | Фраза исправленному верить , краткая причина | Без пояснений | Ответственный за раздел | Прозрачность и проверяемость |
| Даты и подписи | Дата исправления, подписи комиссии и МОЛ | Без даты/без подписи | Комиссия, МОЛ | Атрибутируемость (A в ALCOA) |
| Пересчет итогов | Пересчитать суммы и колонки в каждом экз. | Менять одну ячейку без перерасчета итогов | Бухгалтер/экономист | Согласованность данных |
| Нумерация строк | Сохранять нумерацию, правки помечать | Сдвигать номера без отметок | Секретарь комиссии | Трассируемость |
| Материалы | Несмываемые чернила (синие/чёрные) | Карандаш, цветные маркеры | Исполнитель записи | Долговечность и читаемость |
| Электронные записи | Корректирующая запись + журнал изменений | Перезапись без истории (audit trail) | Администратор УС | Прослеживаемость изменений |
| Поздние ошибки | Корректировочная ведомость со ссылками | Перепечатка без следов правок | Комиссия | Соблюдение хронологии |
| Связанные документы | Синхронизировать акты расхождений, сличительные ведомости | Оставить без изменений | Ответственный бухгалтер | Целостность учетной цепочки |
| Независимая проверка | Вторичный контроль другим членом комиссии | Без проверки | Председатель комиссии | Снижение риска ошибок |
| Хранение | Хранить все экземпляры с исправлениями | Уничтожать ошибочные листы | Архивариус | Доказательная база для аудитов |