ИТОГИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ФИКСИРУЮТСЯ В
1) акте о порче товарно-материальных ценностей
2) инвентаризационной описи
3) акте результатов инвентаризации (+)
4) приказе о проведении инвентаризации
Как в аптеке: после сверки фактических остатков с учетными данные итоги фиксируют в акте результатов инвентаризации. Именно в нем суммируются излишки и недостачи по номенклатуре, приводятся выводы комиссии и предложения по урегулированию (списание, доначисление, служебные записки). Опись отражает только факт пересчёта, приказ запускает процедуру, а акт о порче оформляют отдельно на бракованные партии — поэтому верным является вариант с актом результатов инвентаризации (+).
| Документ | Назначение | Когда оформляют | Кто подписывает / утверждает | Ключевые реквизиты | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| Приказ о проведении инвентаризации | Формально назначает комиссию и сроки, определяет объекты учета | До начала инвентаризации | Руководитель организации | Состав комиссии, период, перечень мест хранения, основания | Не содержит количественных итогов |
| Инвентаризационная опись | Фиксирует фактическое наличие ЛП и ТМЦ поштучно/партиями | Во время пересчёта | Комиссия и МОЛ | Наименование, серия, ед. изм., кол-во, цена, подписи | Основа для сличения с бухгалтерским учетом |
| Сличительная ведомость | Сравнивает учетные и фактические данные, рассчитывает отклонения | После составления описей | Комиссия, бухгалтерия | Остаток по учету, фактический остаток, излишки/недостачи | Промежуточный расчетный документ |
| Акт результатов инвентаризации (+) | Подводит итоги: подтверждает расхождения, формирует решения | По завершении проверки | Комиссия; утверждает руководитель | Итоги по номенклатуре, причины, предложения, визы | Является окончательным документом по результатам |
| Акт о порче ТМЦ | Оформляет списание испорченных/просроченных лекарств | По факту выявления брака | Комиссия; утверждает руководитель | Наименование, серия, причина порчи, количество, сумма | Не заменяет акт итогов инвентаризации |
| Пояснительная записка МОЛ | Объясняет причины недостач/излишков | При наличии расхождений | Материально ответственное лицо | Описание обстоятельств, даты, подпись | Прикладывается к акту результатов |
Для фармацевтической организации это критично: только акт результатов инвентаризации формализует управленческие и бухгалтерские последствия выявленных расхождений (списание, дооценка, взыскания) и завершает процедуру документально.