К ДОКУМЕНТУ, В КОТОРОМ НЕТ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ, ОТНОСЯТ
1) положение
2) приказ (+)
3) инструкцию
4) устав

В делопроизводстве приказ сам по себе является распорядительным актом руководителя и вступает в силу по подписи, поэтому отдельный гриф УТВЕРЖДАЮ ему не нужен. Напротив, положения, инструкции и уставы относятся к локальным нормативным документам: их обычно вводят в действие через утверждение (с грифом), а уже затем приказы ссылаются на них и организуют исполнение.

Для фарморганизации это особенно важно: приказы быстро регулируют конкретные действия (например, назначение ответственных за фармаконадзор), а документы длительного действия — СОПы, положения, инструкции — проходят процедуру утверждения с грифом и учётом изменений, чтобы обеспечить прослеживаемость и соответствие требованиям GMP.

Вид документа	Назначение	Гриф УТВЕРЖДАЮ обязателен	Кто вводит в действие	Пример в аптеке/производстве
Приказ (верный вариант)	Оперативное распорядительное решение	Нет, действует по подписи	Руководитель (директор, главный врач)	Назначить ответственное лицо за хранение НС/ПВ
Положение	Фиксирует статус/функции подразделения, процесса	Да, обычно требуется	Руководитель утверждает грифом	О положении брака и рекламаций
Инструкция	Пошаговые требования и порядок действий	Чаще всего да	Руководитель/уполномоченное лицо	Инструкция по приёму и хранению термолабильных ЛС
Устав	Основополагающий документ организации	Да, и/или регистрация	Учредитель/собственник, гос.регистрация	Устав аптечной организации
Регламент	Стандартизирует порядок работы/взаимодействий	Как правило да	Руководитель	Регламент внутреннего аудита качества
СОП (Standard Operating Procedure)	GxP-процедура с контролем версий	Да (или лист утверждения)	КИ/КК, уполномоченное лицо	СОП по управлению отклонениями

Итог: для оперативных распоряжений достаточно приказа; для длительно действующих нормативных документов — гриф утверждения обязателен.