НЕДОСТАТКИ ТОВАРА, КОТОРЫЕ НЕ МОГЛИ БЫТЬ ОБНАРУЖЕНЫ ПРИ ОБЫЧНОМ ДЛЯ ДАННОГО ВИДА ТОВАРА ПОРЯДКЕ ПРИЕМКИ ОТРАЖАЮТСЯ В
1) акте об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей
2) претензионном письме поставщику
3) акте о порче товарно-материальных ценностей
4) акте о скрытых недостатках товаров (+)

В фармпрактике скрытые недостатки выявляются уже после стандартной приемки: дефект проявляется при хранении, отпуске или допконтроле качества. Чтобы юридически корректно зафиксировать такие случаи и обеспечить последующую замену/возврат, составляют именно акт о скрытых недостатках товаров — он отражает факт позднего обнаружения дефекта, обстоятельства хранения и результаты экспертизы/входного контроля, а также служит основанием для дальнейшей претензии поставщику.

Для аптеки это важно ещё и с точки зрения фармаконадзора и безопасности пациентов: документирование скрытых дефектов позволяет оперативно изъять проблемную партию из оборота, проследить холодовую цепь, инициировать расследование причин (производитель, транспорт, склад) и корректно оформить экономические последствия. Правильный выбор формы акта ускоряет урегулирование и снижает риск товарных потерь.

Ситуация	Когда выявляется	Правильный документ	Цель оформления	Ключевые поля акта/документа	Дальнейшие действия
Несоответствие количества/качества при обычной приемке	Сразу при вскрытии поставки	Акт о расхождениях (количество и качество)	Зафиксировать видимые расхождения	Номер накладной, дата, позиции, фактическое/по документам, подписи	Оповестить поставщика, корректировочный документооборот
Скрытые недостатки лекарств/ИМН (+)	После приемки: в хранении/отпуске, при допконтроле	Акт о скрытых недостатках товаров	Юридически подтвердить дефект, возникший/выявленный позже	Описание дефекта, условия хранения, партия/серия, фото, заключение специалиста	Изъять из оборота, маркировать брак/карантин , направить претензию
Порча ТМЦ (нарушение условий, авария)	В ходе хранения/транспортировки	Акт о порче ТМЦ	Зафиксировать факт порчи и причины	Дата/время, обстоятельства (температура, авария), виновные лица, объем потерь	Списание/утилизация по процедуре, страховой случай при наличии
Коммуникация с поставщиком	После составления основного акта	Претензионное письмо поставщику	Требование замены/возврата/компенсации	Ссылка на акт, сроки, требование, реквизиты, приложения (фото/заключения)	Отслеживание сроков ответа, эскалация при необходимости
Фармаконадзор/безопасность	При подозрении на качество/безопасность	Уведомление в рамках внутренней процедуры	Защитить пациента, исключить риски	Серия, производитель, проявление дефекта, меры реагирования	Блокировка партии, проверка смежных поставок, информирование персонала