ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТОМ ДЛЯ СПИСАНИЯ ТОВАРА В РАСХОД ЯВЛЯЕТСЯ
1) акт о списании товара (+)
2) товарная накладная
3) справка о дооценке по лабораторно-фасовочным работам
4) акт о переводе товара во вспомогательный материал
Для списания товара в расход нужен документ, который официально фиксирует факт выбытия и причину списания (порча, истечение срока годности, бой, недостача и т.п.), а также подтверждает решение ответственных лиц. Именно эту роль выполняет акт о списании товара: в нём указывают наименование и количество товара, основания, дату, подразделение/МОЛ (материально-ответственное лицо), а также подписи комиссии. Это делает списание обоснованным и проверяемым при внутреннем контроле и инвентаризациях.
Остальные варианты обычно решают другие задачи: товарная накладная подтверждает движение (поступление/отгрузку), а не выбытие по причине списания; справка о дооценке относится к изменению стоимости/учёту фасовочных работ, а не к снятию с остатка; акт о переводе во вспомогательный материал отражает смену назначения/категории использования, но не является базовым документом именно для списания в расход. Ниже — небольшая памятка по документам и когда они применяются.
| Документ | Основное назначение | Когда применяется в аптеке | Ключевые реквизиты | Можно ли списать товар в расход на основании документа? |
|---|---|---|---|---|
| Акт о списании товара | Подтверждает выбытие товара с указанием причины | Порча, истечение срока годности, бой, недостача, утрата потребительских свойств | Причина, перечень позиций, количества, цены/суммы, дата, МОЛ, комиссия, подписи | Да (основной оправдательный документ) |
| Товарная накладная | Подтверждает передачу/получение товара | Поступление от поставщика, перемещение между складами, отгрузка контрагенту | Поставщик/получатель, позиции, количества, цены, подписи ответственных | Нет (это документ движения, а не списания по причине) |
| Справка о дооценке (лабораторно-фасовочные работы) | Обосновывает изменение стоимости/учёт работ при фасовке/изготовлении | Фасовка, переработка, изменение цены из-за работ/материалов | Основание дооценки, расчёт, ответственные лица, дата | Нет (не подтверждает выбытие как списание) |
| Акт о переводе товара во вспомогательный материал | Фиксирует изменение назначения (например, для хознужд/производственных целей) | Перевод части ассортимента в категорию расходных/вспомогательных материалов | Причина перевода, перечень, количества, подписи ответственных | Как правило, нет для списания товара в расход; это документ переклассификации |
| Инвентаризационная опись / сличительная ведомость | Подтверждает фактические остатки и расхождения | При инвентаризации для выявления излишков/недостач | Дата, место хранения, перечень, фактические количества, подписи комиссии | Косвенно: служит основанием для оформления дальнейших актов (в т.ч. списания) |
| Акт на утилизацию/уничтожение (при необходимости) | Подтверждает факт уничтожения/передачи на утилизацию | Просроченные/непригодные товары, требующие утилизации по правилам | Способ утилизации, организация-исполнитель, дата, перечень, подписи | Дополняет списание: часто оформляют вместе с актом списания |