ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ ДОЛЖЕН БЫТЬ СОСТАВЛЕН
1) до начала хозяйственной операции
2) в момент совершения хозяйственной операции
3) в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания (+)
4) непосредственно после окончания хозяйственной операции
Правильный ответ: 3 — первичный документ оформляют в момент совершения операции или сразу после её окончания. Для фарморганизаций это критично: так фиксируется фактическое движение ТМЦ и услуг без провалов во времени, сохраняется прослеживаемость серий, сроков годности и условий хранения, а также снижается риск расхождений между бухгалтерским и складским учётом.
| Момент оформления | Соответствие требованию | Типичные риски при таком выборе | Примеры первичных документов в аптеке | Комментарии для фармпрактики |
|---|---|---|---|---|
| До начала операции | Неверно | Несоответствие факту; возможна отмена/изменение поставки | — | Опережающая выписка искажает учёт и контроль серий |
| В момент совершения операции | Частично верно | Повышенная нагрузка на персонал; риск технических ошибок | Приёмка по УПД/ТОРГ-12, акт о расхождениях | Хорошо для скоропортящихся серий и термолабильных препаратов |
| В момент операции или сразу после (вариант 3) | Верно | Минимальны при налаженном процессе | УПД, накладная, акт приёмки, акт списания, журнал температур | Позволяет сразу отразить фактические данные и закрыть цикл |
| Непосредственно после окончания операции | Неверно (если без фиксации момента операции) | Риск потери данных по сериям/срокам; разрыв прослеживаемости | — | Запоздалое оформление ухудшает аудит и контроль качества |
| Возврат поставщику | Оформлять сразу после факта | Путаница с причинами возврата | Акт возврата, корректировочный УПД | Важна точная привязка к серии и температурному режиму |
| Списание брака/боев | Оформлять по факту | Недостачи/излишки в учёте | Акт списания, служебная записка | Подшивка фото/описания повреждений повышает доказательность |
| Внутреннее перемещение | В момент или сразу после | Смешение остатков между зонами | Требование-накладная/ордер | Для холодовой цепи фиксируйте время и температуру |
| Отпуск по рецепту | В момент отпуска | Неверная серия/ценник | Чек ККТ, отметка в учётной системе | Сверка серии на упаковке и в системе обязательна |
Итого: оформляйте первичку не заранее и не когда будет время , а в момент операции либо сразу после — так вы сохраняете точность учёта и фармкачество.