ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ СОСТАВЛЯЕТСЯ
1) в момент совершения хозяйственной операции либо сразу после ее окончания (+)
2) перед составлением годового баланса
3) перед составлением товарного отчета
4) в конце отчетного периода

Первичный учетный документ оформляют непосредственно в момент совершения операции или сразу после ее завершения, потому что именно в этот период сведения являются наиболее точными и подтверждаемыми. Для фармацевтической организации это особенно важно: поступление лекарств, отпуск товара, перемещение между отделами, списание по сроку годности и другие действия должны фиксироваться без задержки, чтобы учет остатков, стоимость товара и материальная ответственность сотрудников были отражены корректно.

Если такой документ составлять позже, возрастает риск ошибок в количестве, цене, серии, сроках годности и ответственных лицах. В аптечной практике своевременное оформление первичных документов необходимо не только для бухгалтерского учета, но и для внутреннего контроля, инвентаризации, налогового подтверждения и соблюдения требований к обращению лекарственных средств.

Вид операции в аптеке	Когда оформляется документ	Пример первичного документа	Для чего это нужно
Приемка товара от поставщика	В момент приемки или сразу после нее	Накладная, акт приемки	Подтверждение поступления и постановка на учет
Отпуск товара покупателю	Во время продажи	Кассовый чек, товарный чек	Подтверждение реализации и отражение выручки
Перемещение товара внутри организации	В момент передачи или сразу после нее	Накладная на внутреннее перемещение	Контроль остатков по отделам и материально ответственным лицам
Списание просроченных препаратов	Сразу после выявления и решения о списании	Акт списания	Законное уменьшение остатков и подтверждение причины выбытия
Инвентаризация	В день проведения проверки	Инвентаризационная опись, сличительная ведомость	Сравнение фактических и учетных данных
Возврат товара поставщику	В момент возврата или сразу после оформления	Возвратная накладная, акт	Подтверждение выбытия товара и корректировка учета

Главный принцип здесь такой: первичный документ должен максимально точно и своевременно подтверждать сам факт хозяйственной операции, поэтому его оформляют не к отчетной дате, а в момент действия или сразу после него.