ПОД НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ ПОНИМАЮТ
1) список видов документов, подшитых в дела
2) систематизированный перечень наименований дел (+)
3) журнал учета входящих и исходящих документов
4) совокупность операций, направленных на формирование и оформление дел
Верный ответ: 2) систематизированный перечень наименований дел. Номенклатура дел — это скелет документационного фонда организации: она задаёт структуру дел по функциям и подразделениям, присваивает индекс каждому делу, фиксирует сроки хранения и основания, чтобы обеспечить прослеживаемость, правильную архивацию и быстрый поиск. Как фармацевт сверяет рецептуру с фармакопейной статьёй, так и делопроизводитель опирается на номенклатуру как на официальный эталон, исключающий самодеятельность при формировании папок.
Остальные варианты описывают смежные, но иные вещи: список видов документов, подшитых в дела — это про состав конкретной папки, а не про систему всех дел; журнал учёта входящих и исходящих — это регистрационный учёт, а не классификатор дел; совокупность операций… — это уже процесс делопроизводства. Номенклатура же — именно официальный, систематизированный перечень заголовков дел с индексами и сроками хранения.
| Индекс дела | Заголовок дела (наименование) | Подразделение / владелец | Срок хранения | Основание (перечень, статья) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01 | Приказы по основной деятельности | Директор | Постоянно | Перечень, ст. 16 | С подшивкой годовых сводных |
| 01-02 | Распоряжения по административным вопросам | Канцелярия | 5 лет | Перечень, ст. 23 | После замены новыми |
| 02-01 | Штатное расписание и изменения | Отдел кадров | Постоянно | Перечень, ст. 58 | Оригиналы |
| 02-02 | Личные карточки работников (форма Т-2) | Отдел кадров | 50/75 лет* | Перечень, ст. 689 | *В зависимости от периода |
| 03-01 | Договоры с контрагентами | Юридический отдел | 5 лет | Перечень, ст. 348 | С момента окончания действия |
| 03-02 | Претензионная и исковая переписка | Юридический отдел | 3 года | Перечень, ст. 355 | Если нет судебного спора |
| 04-01 | Сметы, планы и отчёты по бюджету | Финансовый отдел | 5/10 лет | Перечень, ст. 406 | По типу документа |
| 04-02 | Первичные бухгалтерские документы | Бухгалтерия | 5 лет | Перечень, ст. 402 | Включая акты и накладные |
| 05-01 | Входящая корреспонденция (копии по исполнению) | Канцелярия | 3 года | Перечень, ст. 35 | Оригиналы в делах-основаниях |
| 05-02 | Исходящая корреспонденция (копии) | Канцелярия | 3 года | Перечень, ст. 36 | По номенклатурным признакам |
| 06-01 | Локальные нормативные акты (положения, регламенты) | Служба качества | Постоянно | Перечень, ст. 21 | С версиями и листами изменений |
| 07-01 | Документы по охране труда (инструктажи, журналы) | ОТ и ТБ | 10 лет | Перечень, ст. 658 | Хранить у ответственного |
