ПОД НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ ПОНИМАЮТ
1) список видов документов, подшитых в дела
2) систематизированный перечень наименований дел (+)
3) журнал учета входящих и исходящих документов
4) совокупность операций документационного обеспечения управления, направленных на формирование и оформление дел

Номенклатура дел — это упорядоченный (систематизированный) перечень наименований дел, который используют как карту для правильного формирования, хранения и последующего поиска документов. Она задаёт структуру: какие дела должны быть, как они называются, в каком порядке ведутся и как их удобно идентифицировать в работе организации.

На практике это помогает избегать путаницы: документы не расползаются по случайным папкам, а сразу попадают в нужное дело по утверждённому наименованию. Это особенно важно для соблюдения сроков хранения и корректной подготовки материалов к архивированию — так уменьшается риск потери нужных документов и ошибок при проверках.

Элемент	Что означает	Зачем нужно в работе	Пример для аптечной организации	Типичные ошибки
Наименование дела	Стандартизированное название папки/дела	Обеспечивает единый порядок подшивки и поиска	Договоры с поставщиками ЛС	Слишком общие названия (Разное , Документы )
Индекс дела	Код (условное обозначение) для идентификации	Ускоряет учёт, передачу в архив, ссылки в переписке	03-02 Кадровые приказы	Дубли индексов или плавающие коды без правил
Состав документов	Какие именно документы входят в дело	Помогает сотрудникам одинаково формировать папки	Счета, накладные, акты сверки по поставкам	Подшивка лишних документов или смешивание разных тем
Период ведения	За какой срок формируется дело (год/квартал и т.п.)	Не даёт разрастаться папкам, упрощает закрытие дел	Журнал температурного режима — 2026 год	Складывание за разные годы в одну папку
Срок хранения	Сколько времени дело обязано храниться	Снижает риск преждевременного уничтожения документов	Документы по качеству и претензиям к партиям	Нет отметки о сроке или хранение на всякий случай без системы
Ответственный	Подразделение/должность, кто ведёт дело	Повышает дисциплину и понятность к кому идти	Заведующий аптекой / уполномоченный по качеству	Ничейные папки, которые никто не обновляет
Примечания	Особые условия: конфиденциальность, доступ, место хранения	Помогает правильно хранить чувствительные документы	Личные данные сотрудников — доступ ограничен	Хранение персональных данных без ограничений доступа