ПОД НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ ПОНИМАЮТ
1) систематизированный перечень наименований дел (+)
2) список видов документов, подшитых в дела
3) совокупность операций ДОУ, направленных на формирование и оформление дел
4) журнал учета входящих и исходящих документов
Правильный ответ — вариант 1. В делопроизводстве номенклатура дел — это как стандартный формуляр-рецепт для всей документации учреждения: единый, заранее составленный перечень заголовков дел с индексами и сроками хранения, по которому отмеряют и раскладывают документы по папкам. Благодаря ему легко подобрать дозировку хранения (постоянное, 5 лет и т.д.), исключить дубли и быстро найти нужное дело при проверке или передаче в архив.Другими словами, это не список отдельных документов и не журнал учёта корреспонденции, а именно систематизированная схема формирования дел. Она содержит заголовки дел, индексы, ссылки на статьи перечней по срокам хранения и служит основой для правильного приготовления папок на каждый год, чтобы ни один документ не перекрестили не туда и не хранили дольше/меньше положенного.
| Элемент номенклатуры | Содержание | Пример записи | Комментарий/не путать с |
|---|---|---|---|
| Заголовок дела | Кратко отражает состав и тему документов | Приказы по основной деятельности | Не список приказов , а именно заголовок папки |
| Индекс дела | Код раздела/подраздела для структурирования | 01-02 | Не инвентарный номер папки из архива |
| Срок хранения | Период хранения по перечням | Постоянно / 5 лет / 75 лет | Не фактическая дата уничтожения |
| Основание срока | Ссылка на статью типового перечня | Перечень, ст. 16в | Не внутренний приказ о хранении |
| Примечание | Особые отметки (конфиденциально, ЭДО и т.п.) | Электронно, печать ежегодно | Не полный состав документов |
| Структурные разделы | Группировка по функциям/отделам | Кадровые документы , Бухучёт | Не план подразделения |
| Год действия | Период, на который утверждена номенклатура | 2025 год | Не дата регистрации входящих писем |
| Утверждение | Подпись руководителя, дата | Приказ №12 от 10.01.2025 | Не журнал учёта корреспонденции |
| Связка с делами | Применяется при формировании и закрытии папок | Открыть дело 01-02 на 2025 год | Не подмена номенклатуры описью дел |