ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПЕРСОНАЛА В СЛУЧАЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ УСЛОВИЯМ ДОГОВОРА ПОСТАВЛЕННЫХ СУБЪЕКТУ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ ТОВАРОВ АПТЕЧНОГО АССОРТИМЕНТА ОПРЕДЕЛЕН
1) инструкциями П-6, П-7
2) стандартной операционной процедурой (+)
3) лицом, ответственным за внедрение и совершенствование системы качества в фармацевтической организации
4) приказами Министерства здравоохранения РФ

При выявлении несоответствия поставленных товаров условиям договора (по количеству, качеству, срокам годности, целостности упаковки, наличию маркировки и сопроводительных документов) персонал действует строго по стандартной операционной процедуре (СОП). Это внутренний документ системы качества аптеки: он описывает, кто и в какие сроки проводит входной контроль, как фиксируются расхождения, как обеспечивается изоляция сомнительной партии и как оформляются документы для урегулирования с поставщиком. Такой порядок нужен, чтобы действия сотрудников были единообразными, доказуемыми и соответствовали требованиям качества и надлежащей аптечной практики.

Обычно СОП предусматривает: немедленное приостановление реализации подозрительных позиций, карантинное хранение отдельно от годного товара, документирование (акт/претензия, фотофиксация, отметки в журнале входного контроля), уведомление ответственных лиц (заведующий/уполномоченный по качеству) и дальнейшие действия — возврат, обмен, корректирующая поставка или списание по согласованной схеме. Главное — не “решать на месте по ситуации”, а следовать утвержденному алгоритму, чтобы минимизировать риск отпуска некачественного товара пациенту и упростить разбор с поставщиком.

Этап	Что делает сотрудник	Документы/записи	Результат	Типичные ошибки, которых избегаем
1. Приемка и входной контроль	Сверяет накладную с фактом, проверяет серии, сроки годности, целостность вторичной/первичной упаковки, условия перевозки, маркировку и комплектность	Накладная/УПД, сертификаты/декларации (если применимо), журнал входного контроля, чек-лист приемки	Понимание: товар соответствует или есть несоответствие	Подписать документы до проверки; принять товар на доверии ; не проверить сроки по каждой позиции
2. Выявлено несоответствие	Останавливает ввод в оборот/реализацию; отделяет проблемные позиции от остального товара	Отметка НЕ ДОПУЩЕНО , внутреннее уведомление, запись в журнале несоответствий	Исключен риск случайного отпуска	Оставить на общей полке; “продать и потом разберемся”; смешать партии
3. Карантин и маркировка	Помещает в зону карантина/изолятор; маркирует по статусу (карантин/возврат/на разбор)	Ярлык/наклейка статуса, схема хранения, запись о перемещении (при необходимости)	Товар контролируемо изолирован	Карантин без подписи/даты; хранение вместе с годным товаром; отсутствие идентификации серии
4. Фиксация доказательств	Делает фото/видео, описывает дефекты, проверяет расхождения по количеству/сериям, фиксирует температуру (если контролируется)	Фотофиксация, акт расхождений/брака, терморегистратор/индикаторы (при наличии), служебная записка	Доказательная база для претензии	Нет фото; расплывчатые формулировки; не указана серия/кол-во; потеря упаковки с маркировкой
5. Уведомление ответственных	Сообщает заведующему/уполномоченному по качеству и ответственному за приемку; действует по ролям, указанным в СОП	Регистрация инцидента/несоответствия, электронное письмо/служебное сообщение (по правилам организации)	Решение принимается уполномоченными лицами	Самовольный возврат без согласования; затягивание уведомления
6. Претензия поставщику	Оформляет претензию в срок, прикладывает документы, согласует возврат/обмен/допоставку	Претензия, акт, копии накладных/УПД, фото, переписка	Запущена процедура урегулирования	Пропуск сроков; отсутствие комплекта документов; некорректные реквизиты/перечень позиций
7. Финальное решение по партии	Возврат/обмен/корректирующая поставка/списание — строго по решению и СОП; отражение в учетной системе	Возвратные накладные, акт списания (если применимо), корректировки в учетной системе, закрытие инцидента	Несоответствие устранено и задокументировано	“Тихое” списание без документов; возврат без сохранения серии/идентификаторов; отсутствие закрывающих записей
8. Профилактика повторов (CAPA)	Анализ причин, корректирующие/предупреждающие действия: изменение чек-листа, обучение, смена поставщика/условий приемки	Отчет по CAPA, протокол обучения, пересмотр СОП/инструкций	Снижение риска повторных инцидентов	Не проводить анализ причин; ограничиться “разовой разборкой”; не обновлять СОП после инцидента