ПОСТУПИВШИЙ В АПТЕЧНУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ ТОВАР, РЕГИСТРИРУЕТСЯ В
1) акте о приемке материалов
2) требовании-накладной
3) приходном ордере
4) журнале регистрации поступления товаров по группам (+)
В аптечной практике факт поступления каждой партии фиксируют в журнале регистрации поступления товаров по группам — это обеспечивает прослеживаемость, быстрый контроль остатков и корректное распределение по учетным группам (лекарственные препараты, ИМН, парафармацевтика и т.п.). Запись в журнале обычно включает дату, поставщика, наименование, серию/срок годности (для ЛП), количество, цену, номер сопроводительного документа и ответственного сотрудника.
Остальные формы из варианта ответа — приходный ордер, требование-накладная и акт о приемке материалов — используются в иных сценариях: складской учет на промышленных предприятиях, внутреннее перемещение или оформление расхождений. Они могут сопровождать приемку как первичные документы, но именно журнал по группам является инструментом регистрации поступившего ассортимента в аптечной организации (+).
| Документ | Основное назначение | Когда применяется | Кто заполняет | Ключевые реквизиты | Типичные ошибки и как избежать |
|---|---|---|---|---|---|
| Журнал регистрации поступления товаров по группам (верный ответ) | Регистрация поступившего ассортимента по учетным группам для оперативного и складского учета в аптеке | Всегда при приемке товара в аптечную организацию | Зав. аптекой/провизор или материально ответственное лицо | Дата, поставщик, группа товара, наименование, серия, срок годности, кол-во, цена, № накладной/УПД, подпись | Пропуск серии/срока; неверная группа. Проверка по сопроводительным документам и инструкциям по номенклатуре |
| Товарная накладная (ТОРГ-12) / УПД | Первичный документ от поставщика для передачи ТМЦ | При каждой поставке от контрагента | Поставщик (оформление), аптека (прием/подпись) | Поставщик/покупатель, номенклатура, кол-во, цена, сумма, подписи | Несоответствие номенклатуры/количества — проводить количественно-качественную приемку и сверку позиций |
| Счет-фактура (если применяется отдельно от УПД) | Налоговый документ для учета НДС | При облагаемых поставках | Поставщик | Номер/дата, ИНН/КПП, сумма, ставка НДС | Ошибки в реквизитах — использовать автоматизированную проверку и сверку данных контрагента |
| Акт о приемке материалов (форма М-7) | Оформление расхождений/повреждений при приемке | Только при недостачах, браке, несоответствиях | Комиссия приемки | Описание расхождений, количественные/качественные показатели, фото/приложения | Неоформление акта при браке — фиксировать сразу, прикладывать доказательства, уведомлять поставщика |
| Приходный ордер (М-4) | Складской документ о поступлении МПЗ на предприятиях | Чаще в промышленности/центральных складах | Кладовщик/склад | Номер, дата, номенклатура, кол-во, основание | Дублирование с журналом — в аптеке не заменяет регистрацию по группам |
| Требование-накладная (М-11) | Внутреннее перемещение/отпуск ТМЦ между подразделениями | Передача между складами, отделами, аптеками сети | Отпускающее подразделение | Отправитель/получатель, номенклатура, кол-во | Использование вместо приемочного документа — применять только для внутреннего движения |
| Акт расхождений/претензионный акт | Основание для корректировок и претензий поставщику | После выявления несоответствий по итогу приемки | Комиссия с участием МОЛ | Перечень расхождений, суммы, подписи сторон | Задержка оформления — оформлять в день приемки, соблюдать сроки уведомления |
| Журнал брака/карантина | Внутренний контроль подозрительных серий | При выявлении дефектов, истекающих сроков | Ответственный провизор | Наименование, серия, причина, статус (карантин/возврат) | Смешение с реализуемым товаром — хранить отдельно, маркировать Карантин |