ПРИ НЕСООТВЕТСТВИИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ТОВАРОВ ИЛИ ОТКЛОНЕНИЯ ПО КАЧЕСТВУ ДАННЫМ, УКАЗАННЫМ В СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ, В АПТЕЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОЛЖЕН СОСТАВЛЯТЬСЯ АКТ
1) о приёмке товара, поступившего без счета поставщика
2) приёма-передачи товарно-материальных ценностей
3) об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (+)
4) рекламационный о ненадлежащем качестве поставленного товара

Верным является вариант 3: при расхождениях по количеству или качеству составляют акт об установленном расхождении при приёмке ТМЦ. Его оформляют комиссионно (кладовщик/материально ответственное лицо, получатель, при необходимости — представитель поставщика или перевозчика). Документ фиксирует факты недопоставки, излишков, боя, брака, дефектов упаковки, служит основанием для претензии поставщику/перевозчику и для корректировок в бухгалтерском и складском учёте.

Остальные формы решают другие задачи: акт приёмки без счёта — когда груз пришёл без сопроводительного счёта; акт приёма-передачи ТМЦ — когда ценности передают между МОЛ/подразделениями; рекламационный акт — внутренний документ претензионной работы, который составляют уже на базе первичного акта расхождений, а не вместо него.

Документ	Цель	Типовая ситуация	Кто оформляет и подписывает	Ключевые реквизиты	Дальнейшие действия
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ (верный)	Зафиксировать недостачу/излишки/брак при поступлении	Несовпадение с накладной, повреждение тары, истёкший срок годности, несоответствие серии	Комиссия аптеки: МОЛ, представитель приёмки/завскладом; при возможности — представитель поставщика/перевозчика	Дата и время приёмки, поставщик, номер накладной, наименование, серия, единицы, количество по документам/факту, описание дефектов, фото-приложения	Оформление претензии поставщику/перевозчику, корректировка учёта, изоляция брака (карантин)
Акт о приёмке товара, поступившего без счёта поставщика	Подтвердить факт поступления при отсутствии счёта/накладной	Груз пришёл, но счёт-фактура/накладная не приложены или задержаны	МОЛ и комиссия приёмки	Наименование ТМЦ, ориентировочная стоимость/количество, данные поставщика/доставки	Запрос недостающих документов у поставщика, временный учёт до получения счёта
Акт приёма-передачи ТМЦ	Передача ценностей между МОЛ/подразделениями без изменения собственника	Ротация остатков между аптеками сети, смена материально ответственного лица	Сдающая и принимающая стороны (оба МОЛ), руководитель/уполномоченный	Перечень позиций, количество, цена (при необходимости), подписи сторон	Отразить перемещение в учёте, обновить зоны ответственности
Рекламационный акт о ненадлежащем качестве	Оформить претензию контрагенту на основании первичных документов	Выявлен производственный брак, нарушение условий поставки/транспортировки	Ответственный за претензионную работу, руководитель; могут прилагаться экспертные заключения	Ссылка на акт расхождений, описание нарушения, требования (замена/возврат/убытки)	Направление контрагенту, контроль сроков ответа, досудебное урегулирование
Приложения к акту расхождений	Подтвердить факты несоответствия	Фото боя, акт вскрытия тары, отметка перевозчика о повреждении	Члены комиссии; при возможности — представитель перевозчика	Нумерация приложений, дата/время, подписи	Усиливают доказательную базу для претензий и списаний

Совет практики: отклонения фиксируйте в день поступления до оприходования, партию с браком помещайте в карантинную зону до решения по претензии.