ПРИ ОТСУТСТВИИ ДОКУМЕНТОВ ПОСТАВЩИКА ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ ТОВАРОВ В АПТЕЧНУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ СОЗДАННАЯ ПРИЁМНАЯ КОМИССИЯ СОСТАВЛЯЕТ
1) акт о приёмке товара, поступившего без счёта поставщика (+)
2) претензионное письмо
3) карточку учёта претензий и недостач
4) приёмный акт

Если товар поступил, а расчётные документы от поставщика ещё не получены, приёмочная комиссия обязана зафиксировать факт и параметры поставки, чтобы обеспечить прослеживаемость и правомерное отражение на складе/в учёте до получения счёта. Для этого составляют акт о приёмке товара, поступившего без счёта поставщика : он описывает наименование, количество, серии и сроки годности, видимые дефекты и условия тары, подписывается комиссией и материально ответственным лицом и служит основанием для дальнейшего урегулирования и сопоставления с документами поставщика. Претензии и карточки учёта претензий оформляют позже — когда появятся расхождения, которые есть смысл предъявлять контрагенту; приёмный акт как общее название не заменяет специализированную форму для случая без счёта .

Варианты ответа:
акт о приёмке товара, поступившего без счёта поставщика (+)
претензионное письмо
карточку учёта претензий и недостач
приёмный акт

Памятка по документам при приёмке в аптеке

Документ	Когда используется	Кто оформляет/подписывает	Назначение и что фиксирует
Акт о приёмке товара, поступившего без счёта поставщика	Товар пришёл, но счёт/накладная не получены	Приёмочная комиссия, МОЛ	Факт поступления, номенклатура, количество, серии, СГ, состояние тары
Товарная накладная/счёт-фактура	Поступает от поставщика (обычно вместе с товаром или позже)	Поставщик; визируется аптекой	Правовое и бухгалтерское основание оприходования и оплаты
Акт расхождений (колич./качеств.)	После сверки с документами выявлены несоответствия	Комиссия + МОЛ	Фиксирует недостачи/излишки, бой, брак, несоответствие серий/СГ
Претензионное письмо	Есть подтверждённые расхождения или брак	Ответственный за претензионную работу	Официальное предъявление требований поставщику
Карточка учёта претензий и недостач	На этапе сопровождения претензии	Ответственное лицо/бухгалтерия	Отслеживание статуса: отправлено, получен ответ, зачёт/возврат
Журнал входного контроля ЛС	Каждая поставка	Фармацевт/провизор	Результаты визуального контроля, условия поставки, маркировка
Приёмный акт (общая форма)	Как сопроводительный документ для иных ситуаций	Комиссия	Общий факт приёмки; не заменяет специальный акт без счёта