РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ДОЛЖНА БЫТЬ
1) еженедельной
2) ежедневной (+)
3) ежегодной
4) квартальной

Регистрация документов в аптечной (фармацевтической) организации должна выполняться ежедневно, потому что это обеспечивает непрерывный контроль движения входящих, исходящих и внутренних документов. Ежедневная регистрация помогает вовремя фиксировать даты поступления и исполнения, отслеживать ответственных, не допускать потери документов и снижать риски нарушений по срокам (особенно для документов, связанных с качеством, рекламациями, поставками, контролирующими органами и кадровыми вопросами).

При ежедневной регистрации формируется прозрачная история документа: от получения и присвоения регистрационного номера до передачи в работу, исполнения и архивирования. Это упрощает проверку, внутренние расследования по несоответствиям, подготовку отчетности и подтверждение того, что организация управляет документами системно и своевременно.

Вид документа	Что фиксируют при регистрации	Кто обычно регистрирует	Срок регистрации	Почему важно
Входящие письма (поставщики, контролирующие органы)	Дата/время поступления, источник, номер входящего, тема, приложенные файлы	Канцелярия/секретарь/уполномоченный сотрудник	Ежедневно, в день получения	Сроки ответов и исполнение предписаний считаются от даты поступления
Исходящие письма (ответы, запросы, претензии)	Дата отправки, адресат, номер исходящего, способ отправки, ответственный	Ответственный исполнитель + лицо, ведущее журнал	Ежедневно, в день отправки	Подтверждает факт и дату коммуникации при спорах и проверках
Внутренние распоряжения (приказы, распоряжения, служебные записки)	Номер, дата, инициатор, содержание, список ознакомления	Администратор/кадры/руководитель подразделения	Ежедневно, по мере издания	Исключает задним числом , помогает доказать доведение до персонала
Документы по качеству (рекламации, отклонения, CAPA, возвраты)	Дата события/обнаружения, партия/серия, описание, ответственный, статус	Уполномоченное лицо по качеству/заведующий	Ежедневно, сразу при выявлении	Влияет на безопасность пациентов и соблюдение требований надзора
Товаросопроводительные документы (накладные, счета, акты)	Поставщик, дата, номер, перечень, расхождения, отметка приемки	Материально ответственное лицо/кладовщик/провизор	Ежедневно, в день приемки	Нужно для учета, претензий по недовозу и корректной прослеживаемости
Журналы/реестры (температурный, санитарный, инструктажи)	Дата/время записи, показатели/факт выполнения, подпись ответственного	Дежурный сотрудник/ответственный за участок	Ежедневно (или по регламенту, но фиксируется день-в-день)	Подтверждает соблюдение условий хранения и санитарного режима