СПЕЦИАЛЬНЫМ КЛАССИФИКАЦИОННЫМ СПРАВОЧНИКОМ, ЗАКРЕПЛЯЮЩИМ ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ И ОПРЕДЕЛЯЮЩИМ ПОРЯДОК РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА, ЯВЛЯЕТСЯ
1) номенклатура дел (+)
2) положение
3) инструкция
4) акт

Правильный вариант — номенклатура дел . Для фармацевта это можно представить как официальный список полок и ячеек для документов, примерно как у нас есть структурированный перечень групп лекарств и их мест на складе или в аптечном зале. Номенклатура дел задаёт, какие дела (папки) существуют, как они называются, какой индекс имеют и в каком порядке в них подшивать документы, чтобы потом любой сотрудник быстро нашёл нужную бумагу, как мы находим нужный препарат по группе, форме выпуска и ячейке хранения.

Элемент номенклатуры дел	Суть	Пример из аптечной практики	Зачем это нужно
Индекс дела	Условный номер, по которому дело легко найти	01-03 – журналы учёта рецептурных препаратов	Ускоряет поиск, упорядочивает архив
Заголовок дела	Официальное название содержимого папки	Журнал учета сильнодействующих и ядовитых ЛС	Сразу понятно, какие документы сюда подшивать
Срок хранения	Сколько лет дело должно храниться	Журналы по наркотическим ЛС – длительный срок хранения	Соблюдение требований контролирующих органов
Структурное подразделение	Кому принадлежит дело	Отдел Розничная аптека , Склад , Отдел качества	Ответственность за ведение и хранение документации
Порядок расположения дел	Как дела выстроены внутри организации	Сначала лицензии и разрешения, затем учёт ЛС, затем отчёты	Исключает хаос, облегчает проверки и внутренний аудит
Отметки об актуализации	Информация о изменениях и пересмотре номенклатуры	Добавление нового дела для фармаконадзора	Позволяет системе документооборота расти вместе с аптекой

Таким образом, номенклатура дел для документов играет ту же роль, что грамотно организованный ассортимент и складской учёт для лекарств: всё разложено по своим местам, понятно, что где лежит и как долго должно сохраняться.