СПИСАНИЕ ТОВАРНЫХ ПОТЕРЬ (БОЯ, ПОРЧИ) ПРОИЗВОДИТСЯ НА ОСНОВАНИИ
1) описи
2) акта (+)
3) ведомости
4) справки

Списание товарных потерь (бой, порча) оформляют на основании акта, потому что именно акт является официальным первичным документом, который фиксирует факт повреждения/утраты, конкретные наименования, количество, серию (при необходимости), причину, дату, ответственных лиц и решение комиссии. Такой документ нужен, чтобы списание было обоснованным для внутреннего контроля и для бухгалтерского учета.

Опись, ведомость или справка могут использоваться как вспомогательные бумаги (например, для предварительного учета или сверки), но они не заменяют акт: без акта списание считается недостаточно подтвержденным. На практике в аптеке акт обычно подписывает комиссия (материально-ответственное лицо, заведующий/уполномоченный, при необходимости — представитель бухгалтерии), а к акту могут прилагаться пояснения и перечни.

Документ	Роль при списании боя/порчи	Что обычно содержит	Можно ли списать только по нему	Комментарий для аптеки
Акт	Основной первичный документ-основание	Дата, причина, перечень товара, кол-во, серия/срок годности (при необходимости), сумма, подписи комиссии	Да	Обеспечивает юридическую и учетную обоснованность списания
Опись	Перечень/инвентаризационная фиксация наличия или утрат	Список позиций, фактические остатки, расхождения, подписи инвентаризационной комиссии	Нет	Удобна как приложение к акту (подробный список), но не заменяет его
Ведомость	Сводная табличная форма учета/движения/расхождений	Итоги по группам/позициям, суммы, аналитика по причинам, иногда — ссылки на первичку	Нет	Чаще используется бухгалтерией для свода, но основанием служит акт
Справка	Пояснительный документ (обстоятельства, служебная записка)	Описание ситуации, дата, кто выявил, предположительная причина, подпись составителя	Нет	Может прикладываться к акту для детализации причин и мер профилактики
Приложение к акту (фото/пояснения)	Подтверждающие материалы	Фото повреждения, объяснительная МОЛ, заключение комиссии, отметки о браке/утилизации	Нет	Усиливает доказательность, особенно при спорных причинах порчи