СПИСАНИЕ ТОВАРОВ В СВЯЗИ С БОЕМ, ПОРЧЕЙ, ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛЬЮ И ПРОЧИМ В АПТЕКЕ ПРОИЗВОДЯТ
1) после утверждения акта
2) ежемесячно
3) во время инвентаризации (+)
4) ежеквартально

Списание товаров при бое, порче, естественной убыли и т.п. в аптеке корректнее всего проводить именно в ходе инвентаризации, потому что это момент, когда фактические остатки сопоставляются с учетными, выявляются расхождения и документально подтверждаются причины потерь. Инвентаризация обеспечивает контроль, доказательность и единый порядок оформления: комиссия фиксирует факт недостачи/порчи, определяет основания (бой, истечение срока, нарушение условий хранения, естественная убыль) и только после этого данные корректно отражаются в учете.

Такой подход снижает риск формальных списаний без подтверждения и помогает избежать ошибок по НДС/налогу на прибыль и претензий проверяющих: есть первичные документы, подписи комиссии, обоснование и связь с фактом. На практике списание оформляют актами (по внутренним формам или утвержденным в организации), но ключевое — списывать по результатам инвентаризации, когда факт потерь установлен и подтвержден.

Вид потерь	Типичные причины	Что фиксируют при инвентаризации	Основные документы	Практический совет фармацевту
Бой (стекло, ампулы, флаконы)	Падение при приемке/выкладке, повреждение тары при транспортировке	Наименование, серия, количество, обстоятельства, наличие/отсутствие упаковки и маркировки	Инвентаризационная опись, акт о бое/порче, служебная записка, решение комиссии	Сразу изолируйте поврежденное, сфотографируйте, подпишите у ответственных лиц, не смешивайте с годным товаром
Порча (нарушение качества)	Нарушение температурного режима, вскрытие упаковки, загрязнение, увлажнение	Признаки порчи, условия хранения, данные терморегистраторов/журналов, ответственное хранение	Опись, акт порчи, журнал температур, заключение комиссии (при необходимости)	Проверьте холодовую цепь : журнал/логгер — лучшая защита при проверках
Естественная убыль	Усушка, утруска, распыл, испарение (в пределах норм)	Расчет в пределах норм, сопоставление с фактом, подтверждение условий хранения	Опись, расчет естественной убыли, решение комиссии/приказ, бухгалтерская справка	Держите под рукой действующие нормы по вашей номенклатуре и оформляйте расчет отдельно
Истечение срока годности	Просрочка из-за ошибок товарного запаса, несвоевременной ротации	Дата окончания, серия, количество, подтверждение невозможности реализации	Опись, акт списания, ведомость просрочки, документы на утилизацию/возврат	Внедрите FEFO (первым истекает — первым продается) и регулярные выборки 30–60–90 дней до окончания
Недостача/пересортица	Ошибки приемки, человеческий фактор, неверная выкладка, возможные хищения	Факт расхождения, позиции-замены при пересортице, материально-ответственные лица	Опись, сличительная ведомость, объяснительные, решение комиссии, приказ руководителя	Разбирайте пересортицу сразу: позже следы теряются и сложнее доказать ошибку приемки
Повреждение вторичной упаковки без потери качества	Замятия коробки, потертости этикетки, повреждение пломбы без нарушения первичной упаковки	Целостность первичной упаковки, читаемость маркировки, возможность реализации по внутренним правилам	Акт уценки/перемаркировки (если применяется), опись, решение комиссии	Не списывайте автоматически: иногда достаточно уценки или перемаркировки по регламенту