СПИСАНИЕ ТОВАРОВ В СВЯЗИ С БОЕМ, ПОРЧЕЙ, ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛЬЮ ПРОИЗВОДЯТ
1) во время инвентаризации
2) в момент установления факта порчи и боя
3) ежеквартально
4) ежемесячно (+)

Как фармацевт, ориентируйтесь на то, что списание по бою, порче и естественной убыли в аптеке должно выполняться регулярно по установленному графику, чтобы остатки в учёте всегда соответствовали фактическому наличию и не накапливались “висящие” расхождения. Поэтому правильная практика — оформлять такие списания ежемесячно: это дисциплинирует контроль хранения (температура, влажность, сроки годности), упрощает сверку с отчетами МОЛ/склада и снижает риск ошибок при последующей инвентаризации.

При этом важно понимать, что факт порчи или боя фиксируют сразу (акт/служебная записка, изоляция товара, маркировка “карантин”), но само плановое отражение в учётной системе и закрытие периода по документам чаще всего делается именно ежемесячно. Так вы и оперативно обеспечиваете безопасность отпуска, и соблюдаете порядок регулярного документального списания, чтобы бухгалтерия и складской учет шли синхронно.

Вид потерь	Типичные причины	Что сделать сразу (в день выявления)	Как оформить	Когда отражать в учёте	Профилактика
Бой (стекло, ампулы, флаконы)	Падение при приемке/выкладке, дефекты тары, перегруз полок	Изъять из оборота, обеспечить безопасную утилизацию осколков, предотвратить доступ покупателей	Акт о бое + подписи ответственных, при необходимости фотофиксация	Ежемесячно (сводное списание за период)	Разделение стекла по зонам, противоскользящие коврики, обучение персонала
Порча из-за нарушения условий хранения	Температурные отклонения, свет/влажность, повреждение упаковки	Поместить в карантин, проверить журналы температур, уведомить ответственное лицо	Акт о порче, отметки по серии/партии, заключение при необходимости	Ежемесячно (закрытие месяца и корректные остатки)	Датчики/логгеры, ежедневный контроль, FIFO/FEFO, исправность холодильников
Естественная убыль	Усушка/утруска, испарение (в пределах норм), потери массы	Сверить фактический остаток, убедиться, что нет признаков хищения или ошибки учёта	Расчет по нормам + акт списания, подтверждение ответственными	Ежемесячно (регулярно и по нормам)	Соблюдение тары и условий, минимизация пересыпаний/переливов, контроль фасовки
Списание по сроку годности (часто рядом с порчей)	Истечение срока, несвоевременная ротация, остатки “хвостов”	Снять с витрины, поместить в карантин, заблокировать продажу в системе	Акт списания по срокам, реестр серий, документы на утилизацию/возврат	Ежемесячно (удобно совмещать с контролем сроков)	FEFO, “красные” полки, еженедельный мониторинг ближних сроков
Пересортица/ошибки учета (как источник “виртуальной” порчи)	Неверный приход, не тот штрих-код, ошибка при отпуске/перемещении	Остановить операции по позиции, провести сверку документов, пересчитать остаток	Акт расхождений + корректировки, служебная записка, при необходимости обучение	Ежемесячно (чтобы закрывать расхождения в периоде)	Сканирование, двойная проверка приемки, стандарты перемещения и выкладки