СПРАВКА ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ДОКУМЕНТ, СОДЕРЖАЩИЙ
1) подробный ход какого-либо мероприятия
2) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора (+)
3) информацию для руководителя организации о сложившейся ситуации
4) перечень мероприятий
Во второй формулировке отражена суть служебной справки: это официальный документ, в котором подробно излагают конкретный факт или событие, анализируют ситуацию и, при необходимости, формулируют выводы и предложения. В работе фармацевта такие справки составляют, например, при разборе несоответствий в учёте лекарственных средств, разборах случаев брака, нарушений условий хранения: важно не только описать, *что* произошло, но и указать возможные причины, оценить риски для пациента и предложить меры по устранению и профилактике.
Прочие варианты больше напоминают другие виды документов: детальный ход мероприятия — это отчёт или протокол; краткая информация для руководителя без анализа и предложений — служебная записка или информационное письмо; перечень мероприятий — план или график. Поэтому правильным считается определение, подчёркивающее именно аналитический характер справки с выводами и рекомендациями.
| Вид документа | Основное содержание | Цель в работе фармацевта | Примеры ситуаций |
|---|---|---|---|
| Справка | Подробное описание факта/события, анализ, выводы и предложения | Зафиксировать ситуацию и предложить меры по её исправлению или предупреждению | Расхождения при инвентаризации, брак лекарств, нарушения условий хранения |
| Отчёт | Систематизированное изложение результатов работы за период или по мероприятию | Показать объём выполненной работы, показатели деятельности аптеки | Ежемесячный отчёт по реализации рецептурных ЛС, отчёт по внутреннему аудиту |
| Служебная записка | Краткая информация руководителю о проблеме или необходимости решения | Обратить внимание руководства и инициировать решение вопроса | Неисправность холодильного оборудования, нехватка расходных материалов |
| План (перечень мероприятий) | Список действий с указанием сроков и ответственных | Организовать выполнение работ в установленные сроки | План подготовки к проверке, график внутреннего контроля качества |
| Протокол | Фиксация хода и результатов совещания, комиссии, разборов | Официально закрепить принятые решения и назначенных ответственных | Протокол комиссии по браку, протокол фармакотерапевтического комитета |
Запоминая различия между этими документами, фармацевт легче выбирает нужную форму оформления информации и корректно отражает как сам факт, так и необходимые управленческие решения.