В СЛУЧАЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ТОВАРОВ ИЛИ ОТКЛОНЕНИЯ ПО КАЧЕСТВУ ДАННЫМ, УКАЗАННЫМ В СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ, В АПТЕЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОЛЖЕН СОСТАВЛЯТЬСЯ
1) рекламационный акт
2) акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика
3) приёмный акт
4) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (+)

Правильный документ — акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Именно его оформляют, когда при приемке товара в аптечной организации выявлено несоответствие между фактическими данными и сведениями из сопроводительных документов, например по количеству, серии, сроку годности, целостности упаковки или другим показателям качества. Такой акт фиксирует выявленные расхождения официально и служит основанием для дальнейшей работы с поставщиком: предъявления претензии, возврата товара или уточнения условий поставки.

С фармацевтической точки зрения это важно не только для бухгалтерского и складского учета, но и для соблюдения требований к качеству и безопасности товаров аптечного ассортимента. Документ позволяет юридически корректно подтвердить факт расхождения, защитить аптечную организацию и не допустить введения в обращение продукции, которая не соответствует заявленным данным. Ниже — удобная сводная таблица по документам, связанным с приемкой товара в аптеке.

Документ	Когда составляется	Основное назначение	Подходит при расхождении количества/качества	Комментарий для аптеки
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей	При выявлении недостачи, излишков, брака, повреждений, несоответствия документам	Официальная фиксация расхождений при приемке	Да	Основной документ для подтверждения претензий к поставке
Рекламационный акт	При предъявлении претензии по уже выявленным недостаткам	Оформление рекламации поставщику или производителю	Не основной	Может использоваться позже, но не как базовый акт приемки при расхождениях
Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика	Если товар поступил без расчетных документов	Подтверждение факта поступления товара без счета	Нет	Применяется при проблеме с документами, а не при несоответствии качества или количества
Приёмный акт	При общей приемке товара	Подтверждение факта приемки	Обычно нет	Общий документ, но для расхождений нужен специальный акт
Сопроводительные документы	При каждой поставке	Содержат сведения о товаре, количестве, серии, сроках годности	Нет	С ними сверяют фактическое наличие и состояние товара
Журнал приемочного контроля	После проверки поступившей продукции	Внутренний учет результатов контроля	Косвенно	Не заменяет акт расхождений, а дополняет внутренний контроль

Для практики в аптеке удобно запомнить правило: если товар пришел, но фактически не совпадает с документами по количеству или качеству, нужен именно акт о расхождении, потому что он специально предназначен для оформления таких случаев при приемке.