ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ РЕГИСТРИРУЮТСЯ В ДЕНЬ
1) подписания
2) поступления (+)
3) утверждения
4) отправления

Верно: регистрацию проводят в день поступления. Для аптечной организации это критично с точки зрения прослеживаемости и аудита: с момента фактического получения (почтой, курьером, через ЭДО) документ входит в оборот аптеки, и его реквизиты (дата, отправитель, краткое содержание, индекс, приложений) должны быть зафиксированы, чтобы обеспечить соблюдение требований по хранению, срокам ответов и доказуемости взаимодействий с поставщиками и контролирующими органами.

Такой подход синхронизирует календарные сроки (например, на ответы по претензиям или запросам) именно с реальным моментом доступа к содержимому, а не с датой составления или отправки. Для фармацевта-провизора это уменьшает риски пропуска регламентных сроков, облегчает поиск сопроводительных документов к партиям ЛС и позволяет быстро сопоставлять входящие бумаги с товарными позициями и записями в журналах качества.

Сводка по регистрации входящих документов в аптеке

Вид документа	Что проверяем при поступлении	Срок регистрации	Ответственный	Где хранить/фиксировать	Примечание
Письма контролирующих органов	Исх. номер, дата, тема, приложение	В день поступления	Зав. аптекой / уполномоченный	Журнал входящей корреспонденции, ЭДО	Старт отсчёта сроков ответа
Накладные, счета, УПД	Поставщик, дата, номер, сумма, партия	В день поступления	Кладовщик / провизор	Журнал поставок, учетная система	Связать с приёмкой товара
Паспорта/сертификаты качества	Номер серии, срок годности, производитель	В день поступления партии	Уполномоченный по качеству	Досье серии, папка качества	КРосс-ссылка на накладную
Акты проверок/предписания	Орган, дата, пункты, сроки устранения	В день поступления	Зав. аптекой	Отдельная папка Проверки	Назначить ответственных по пунктам
Претензии/рекламации	Суть, серия ЛС, фото/акты, сроки	В день поступления	Уполномоченный по качеству	Журнал рекламаций	Запустить расследование
Договоры/доп. соглашения	Стороны, сроки, условия поставок	В день поступления	Админ/зав. аптекой	Реестр договоров	Передать на визирование
Коммерческие предложения	Поставщик, ассортимент, цены	В день поступления	Зав. аптекой/закупки	Папка Коммерческие	Отметка о рассмотрении
Судебные/исполнительные письма	Номер дела, сроки, требования	Немедленно (день поступления)	Руководитель	Отдельный реестр	Срочная маршрутизация

Если сомневаетесь в дате поступления (почта/ЭДО/курьер), берите за основу отметку фактического получения аптекой — именно она и фиксируется при регистрации.