ВНУТРЕННИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ РЕГИСТРИРУЮТСЯ В ДЕНЬ
1) отправления
2) составления
3) подписания (+)
4) оформления

Документ считается готовым к учёту и приобретает юридическую силу только после проставления подписи уполномоченного лица. До этого момента текст можно править, отменять, он не является окончательной волей организации. Поэтому в регистрационной форме фиксируют именно дату подписания: с неё отсчитываются сроки исполнения, хранения, контроля — как мы в аптеке начинаем отсчёт по рецепту только с момента, когда он подписан врачом и заверен всеми реквизитами, а не с черновика. Отправка или составление могут происходить позже или раньше, но без подписи это ещё не полноценный документ для делопроизводства и проверяющих органов.

Вид документа	Ключевой момент регистрации	Почему важна именно подпись	Пример из аптечной практики
Приказ по аптеке	Дата подписания заведующим	Именно с этой даты приказ обязателен для сотрудников и подлежит контролю исполнения	Приказ о назначении ответственного за хранение ЖНВЛП
Должностная инструкция	Дата подписания руководителем и работником	Подтверждает согласие сторон с обязанностями и зоной ответственности	Инструкция провизора-технолога, согласованная и подписанная обеими сторонами
Договор поставки ЛС	Дата подписания обеими организациями	Только подписанный договор можно предъявить при проверке и использовать для разборов с поставщиком	Контракт с оптовой фирмой на поставку антибиотиков
Акт расхождений	Дата подписания комиссией	Фиксирует ответственность за отражённые расхождения и служит основанием для корректировок	Акт на недостачу ампульных форм при приёмке
Служебная записка	Дата подписи составителя и визы руководителя	Подпись подтверждает, что информация согласована и направляется в работу	Записка заведующему о необходимости закупки нового холодильника
Входящее письмо от контролирующего органа	Дата регистрации по журналу + подпись лица, принявшего письмо	Подтверждает факт получения и запускает сроки ответа или выполнения требований	Письмо из Росздравнадзора с запросом документов по обороту наркотических средств