ВЫБОР ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ЗАВИСИТ ОТ
1) объема документооборота (+)
2) структуры организации
3) организационно-правовой формы
4) территориального расположения организации

Выбор формы работы с документами в первую очередь опирается на объем документооборота, потому что именно он определяет нагрузку на персонал и необходимость в регламентации процессов. При небольшом количестве документов можно обойтись простой, почти ручной схемой: один ответственный, минимальное делопроизводство, простые журналы учета. Когда же документов становится много (например, рецепты, накладные, отчеты, акты, претензии, договоры с поставщиками), требуется четко организованный поток: распределение обязанностей, применение электронных систем, стандартизация маршрута документа от момента его поступления до архивации. Это очень похоже на отпуск лекарств: пока пациентов мало — можно работать у одного окна, но при большом потоке приходится добавлять рабочие места и менять схему организации работы.Структура, форма собственности и расположение аптеки или медицинской организации тоже влияют на нюансы (например, сколько уровней согласования нужно, кто утверждает приказы, где хранится архив), но они лишь модифицируют уже выбранную модель, основанную на реальном количестве документов. То есть ядро решения — всегда интенсивность документооборота: она диктует, достаточно ли простого локального учета или необходима централизованная служба делопроизводства, разделение функций и использование специализированного программного обеспечения.

Объем документооборота	Рекомендуемая форма организации работы	Примеры документов в аптеке/ЛПУ	Особенности учета и контроля
Очень малый (единичные документы в день)	Простая, децентрализованная Ответственный 1–2 сотрудника	Отдельные счета, редкие служебные записки, единичные рецепты	Бумажные журналы, простые папки, минимум внутренней отчетности
Малый (до нескольких десятков в день)	Децентрализованная с элементами стандартизации	Рецепты, накладные, приказы по аптеке, отчеты по обороту	Утвержденные формы журналов, номенклатура дел, простые электронные таблицы
Средний (десятки–сотни документов в день)	Смешанная форма Часть функций централизуется	Договоры, акты расхождений, ежедневные отчеты, заявки поставщикам	Назначается сотрудник по делопроизводству, используется электронная система учета
Большой (сотни документов в день)	Централизованная служба делопроизводства	Большие массивы рецептов, электронные отчеты, служебная переписка, претензионные письма	Строгие маршруты движения документов, регламенты обработки, резервное копирование, контроль сроков
Очень большой (тысячи документов в день, сеть аптек)	Крупный централизованный документ-центр с обязательной автоматизацией	Сводные отчеты сети, централизованные договоры, электронный документооборот с поставщиками и страховыми	Интегрированные ИС, разграничение прав доступа, аналитическая отчетность, постоянный аудит процессов