ВЫРУЧКА МЕЛКОРОЗНИЧНОЙ СЕТИ, СДАВАЕМАЯ В КАССУ АПТЕКИ, ОФОРМЛЯЕТСЯ
1) приходным кассовым ордером (+)
2) расходным кассовым ордером
3) доверенностью
4) счетом-фактурой
Выручка, полученная в мелкорозничной сети и передаваемая в кассу аптеки, приходуется в кассе через приходный кассовый ордер (ПКО). Именно ПКО фиксирует поступление наличных, служит основанием для отражения выручки в кассовой книге и обеспечивает корректную увязку суммы с первичными документами (реестром, накладной, Z-отчётом, актом передачи). Расходный ордер применяется для выдач, доверенность — для представления интересов, счёт-фактура — для НДС-учёта без движения наличных, поэтому они не подтверждают приём выручки.
| Документ | Назначение | Ключевые реквизиты | Кто оформляет | Когда применяется | Примечание/частые ошибки |
|---|---|---|---|---|---|
| Приходный кассовый ордер (ПКО) | Оформляет поступление наличных в кассу аптеки (в т.ч. выручка мелкорозницы) | Номер и дата, сумма цифрами/прописью, основание (реестр/акт/отчёт ККТ), подписи | Кассир/ответственный за кассу; утверждает руководитель/уполномоченное лицо | При передаче выручки из мелкорозничной сети, при внесении подотчётных сумм, возвратах от покупателей | Ошибка: путать с РКО; отсутствие основания или подписи получателя денег в квитанции к ПКО |
| Квитанция к ПКО | Подтверждает приём наличных лицу, которое их сдало | Отрывная часть ПКО с теми же реквизитами, подпись кассира, печать (если применяется) | Кассир | Выдаётся сдающему выручку экспедитору/материально-ответственному лицу | Ошибка: не отрывать и не выдавать квитанцию сдающему |
| Расходный кассовый ордер (РКО) | Оформляет выдачу наличных из кассы | Номер и дата, сумма, основание (аванс, подотчёт, возврат покупателю), подписи | Кассир; утверждает руководитель/уполномоченное лицо | При выплатах зарплаты, подотчёта, возврате наличных | Ошибка: оформлять РКО для поступившей выручки — неверно |
| Доверенность | Предоставляет право представлять интересы и получать ТМЦ/документы | ФИО, паспортные данные, объём полномочий, срок действия, подписи | Руководитель/уполномоченное лицо | При получении товара у поставщика, сдаче отчётных документов | Ошибка: использовать как документ приёма наличной выручки |
| Счёт-фактура | Первичный документ для целей НДС (без движения наличных) | Номер/дата, ИНН/КПП, наименование товаров, ставки и суммы НДС | Поставщик | При поставках, корректировках, обмене документами | Ошибка: считать счёт-фактуру заменой ПКО для выручки |
| Отчёт ККТ (Z-отчёт) | Итог смены по кассе/терминалу, подтверждает сумму выручки | Дата/время, номер смены, выручка, нал/безнал, фискальные реквизиты | Кассир (на точке продаж) | Закрытие смены мелкорозничной точки или аптеки | Ошибка: не прикладывать Z-отчёт к ПКО как основание |
| Акт передачи выручки | Фиксирует фактическую передачу наличных между МОЛ и кассой | Дата, сумма, источник, ФИО/должности, подписи сторон | Материально-ответственное лицо и кассир | При доставке выручки из мелкорозничной сети в аптеку/офис | Ошибка: отсутствие акта при наличии расхождений |
| Кассовая книга | Единый регистр учёта операций с наличностью | Ежедневные записи ПКО/РКО, остатки на начало/конец дня | Кассир | Ежедневно при наличии операций | Ошибка: не отражать ПКО в день поступления выручки |
| Сроки хранения (общие) | ПКО/РКО, кассовая книга, Z-отчёты, акты — хранить в установленные законодательством сроки внутреннего контроля и бухгалтерского учёта; набор сроков закрепляется в учётной политике аптеки | ||||
Итого: для приёма наличной выручки из мелкорозницы всегда оформляйте ПКО с приложением основания (Z-отчёт/акт/реестр) и выдавайте сдающему отрывную квитанцию.